COVID-19-Pandemie 2020

Zehn Schritte zur Bewältigung der Unsicherheit

Wie Sie haben auch wir bei Amrop darüber nachgedacht, wie wir mit der aktuellen COVID-19-Situation am besten umgehen können. Aus diesem Grund haben wir dieses Dokument zusammen mit unserem unternehmensinternen Psychologen erstellt. Dabei haben wir uns auf unser eigenes Wissen, unsere Erfahrung und Fachkenntnisse sowie auf Dokumente über bewährte Praktiken aus öffentlich zugänglichen Quellen gestützt.

Wir möchten diese Informationen gerne mit Ihnen teilen und hoffen, dass sie Ihnen von Nutzen sein werden. Die aktuelle Situation entwickelt sich sehr rasch. Sollten Sie daher Ergänzungs- oder Verbesserungsvorschläge zum Inhalt dieses Dokuments haben, dann sind wir für Ihre Rückmeldungen sehr dankbar.

Wir bei Amrop sind davon überzeugt, dass jedes Problem auch eine verborgene Chance enthält. In schwierigen Zeiten ist die Art und Weise, wie Sie Ihre Mitarbeiter, Kunden, Investoren, Geschäftspartner und Lieferanten behandeln, von entscheidender Bedeutung. Ihr Umgang mit anderen Menschen wird sich in deren Loyalität und der Qualität Ihrer Beziehungen widerspiegeln, wenn sich die Allgemeinsituation wieder normalisiert – und diese Zeit wird ganz sicher kommen.

In jedem Fall gelten drei Grundprinzipien:

  • Schränken Sie persönliche Kontakte ein!
  • Bleiben Sie auf andere Weise miteinander in Verbindung!
  • Bleiben Sie ruhig und verbreiten Sie keine Panik!

Zehn Schritte – kurz zusammengefasst

  1. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Stakeholder
  2. Sorgen Sie für ein gut funktionierendes Krisenmanagement
  3. Schützen Sie Ihre Stakeholder
  4. Legen Sie Regeln für das Home-Office fest
  5. Stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Barmittel verfügen
  6. Stabilisieren Sie Ihre Lieferkette
  7. Seien Sie Ihren Kunden gegenüber loyal und halten Sie zu ihnen
  8. Nennen Sie Probleme beim Namen
  9. Seien Sie sichtbar und großzügig
  10. Denken Sie über versteckte Erkenntnisse nach

Erstellen Sie eine Liste Ihrer Stakeholder

Schritt 1

Denken Sie an Ihre…

  • Mitarbeiter
  • Kunden
  • Investoren
  • Geschäftspartner
  • Regierung...

…und daran, welche Probleme sie womöglich haben und auf welche Fragen sie Antworten suchen könnten. Dies können die folgenden sein:

  • Mitarbeiter: Werde ich meinen Job behalten, auch wenn ich krank werde? Ist mein Arbeitsplatz sicher?
  • Kunden: Was ist, wenn ich meinen Verpflichtungen (z. B. Zahlung der Rechnungen) nicht nachkommen kann? Was ist, wenn ich mich selbst isolieren muss?
  • Investoren: Was ist, wenn unsere Einnahmen zurückgehen?
  • Geschäftspartner: Was ist, wenn die Anzahl der Bestellungen zurückgeht?
  • Regierung: Wird die Wirtschaft die von uns gesetzten Maßnahmen unterstützen?

Sorgen Sie für ein gut funktio­nie­rendes Krisen­management

Schritt 2

„Business as usual“ dürfte zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine Option sein. Stellen Sie – falls Sie dies noch nicht getan haben und über die Ressourcen und Infrastruktur verfügen – ein funktionsübergreifendes Krisenmanagement-Team auf.

Der CEO führt dieses Team an, wobei ein erfahrener Mitarbeiter den CEO in dieser Verantwortung unterstützt. Der Leiter des Krisenmanagement-Teams verfügt über die dafür erforderlichen Kompetenzen und ein starkes Mandat. Diese Person hat Erfahrung im Projekt- und Prozessmanagement, ist ein ausgezeichneter Kommunikator, ein schneller Denker und ein mutiger Entscheidungsträger. Sie hat die Fähigkeit, wichtige Stakeholder positiv zu beeinflussen, ist ein aktiver und mitfühlender Zuhörer und hat einen praxisorientierten Ansatz.

Das Krisenmanagement-Team besteht beispielsweise aus den obersten Führungskräften jeder Schlüsselfunktion: HR, Risikomanagement, Sicherheit, Finanzen, Marketing, Recht, Einkauf und weitere wichtige Geschäftsbereiche. Die digitale Kommunikation wird dabei eine wichtige Rolle spielen. Idealerweise wird das Team durch einen externen Gesundheitsberater ergänzt. Die Teammitglieder sollen ihre Rolle im Krisenmanagement-Team als ihre oberste Priorität betrachten und gemeinsam Pläne für verschiedene Szenarien entwerfen.

Das Krisenmanagement kann in mehrere Arbeitsgruppen unterteilt werden:

  • Mitarbeiterbezogen: Überwachung der Gesundheit und Arbeitsfähigkeit
  • Finanzen: Ausarbeitung eines Finanzkrisenplans
  • Lieferkette: Beobachtung der Situation, Umgang mit Lieferanten
  • Investoren: Perspektiven und Kommunikation (insbesondere bei börsennotierten Unternehmen)
  • Geschäftsbereiche: Reaktion auf sich ändernde und sich entwickelnde Nachfrage
  • Kommunikation mit Stakeholdern

Diese Arbeitsgruppen definieren spezifische Ziele für die nächsten 48 bis 72 Stunden. Die Ziele und Umsetzungspläne werden ständig an die jeweilige Entwicklung der Situation angepasst.

Das Krisenmanagement-Team trifft sich mindestens einmal täglich, und zwar entweder persönlich oder – was wahrscheinlicher ist – über eine Software für Remote-Meetings. Achten Sie darauf, dass Sie einen guten Teamgeist bewahren und ständig in Verbindung bleiben.

Sorgen Sie für ein gut funktio­nie­rendes Krisen­management

Schritt 2

Schützen
Sie Ihre Stakeholder

Schritt 3

Überlegen Sie sich, ob Sie gute Antworten auf die Fragen haben, die Ihre Stakeholder möglicherweise beschäftigen (siehe Schritt 1). Gute Antworten zu haben heißt aber nicht gleich, dass die Antworten beruhigend wirken. Eine gute Antwort bedeutet, dass wir in unseren Absichten, Worten und Taten ehrlich sind.

Ein Beispiel für eine solche Antwort (sofern sie ehrlich ist und die Wahrheit widerspiegelt) könnte sein: „Das wissen wir noch nicht, aber wir ergreifen alle möglichen Maßnahmen, um die negativen Auswirkungen zu minimieren.“

Seien Sie kreativ und denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Stakeholder unterstützen können.

Persönlicher Kontakt sollte nach Möglichkeit vermieden werden. Deshalb sollten Sie Kommunikationstools einrichten, die es Ihnen und Ihren Mitarbeitern ermöglichen, sich untereinander, mit Kunden, Geschäftspartnern usw. auszutauschen. Idealerweise funktioniert dies über eine Software für Remote-Meetings mit Videofunktionalität.

Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, von zuhause aus zu arbeiten. Vertrauen Sie ihnen, dass sie gewissenhaft arbeiten werden, auch wenn Sie sie nicht im Büro sehen.

Legen Sie Regeln für das Home-Office fest

Schritt 4

Das Problem eines Home-Office besteht darin, dass es weder „Home“ noch „Office“ ist. Es kann sein, dass Menschen, die von zuhause aus arbeiten, keine klare Trennlinie zwischen ihrem Zuhause und der Arbeitsumgebung ziehen können. Aus diesem Grund sollten unbedingt einige Regeln definiert werden:

  • Die Mitarbeiter im Home-Office sind während der Arbeitszeit online verfügbar.
  • Die Regeln des Home-Office sind nicht nur den jeweiligen Mitarbeitern, sondern auch ihren Familien bekannt.
  • Legen Sie fest, wann verpasste Anrufe zurückgerufen werden müssen.
  • Das Team trifft sich mindestens einmal pro Woche virtuell über eine Software für Remote-Meetings – idealerweise mit Videofunktionalität. Dort können Neuigkeiten und Erfahrungen ausgetauscht werden. Vereinbarte Zeitfenster müssen eingehalten werden.
  • Den Mitarbeitern wird empfohlen, einen Arbeitsplatz in ihrer Wohnung zu haben, den auch ihre Familienmitglieder respektieren.

Legen Sie Regeln für das Home-Office fest

Schritt 4

Stellen Sie sicher, dass Sie über genü­gend Barmittel verfügen

Schritt 5

Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Liquidität verfügen – und zwar proaktiv.

Überlegen Sie, wo Sie Geld sparen können. Eventuell können Sie über einen Aufschub bestimmter Zahlungen verhandeln. Verschaffen Sie sich außerdem Klarheit über Ihren finanziellen Puffer und Ihre Reserven. 

Seien Sie kreativ. Vielleicht müssen Sie das Personalbudget kürzen. Vielleicht schaffen Sie es aber auch, niemanden kündigen zu müssen. Sollte das lokale Arbeitsrecht dies zulassen, kann eine Kürzung der Gehälter um 10–20 % für einen begrenzten Zeitraum eine wirksame Option sein – solange dies auf eine faire und angemessene Weise gehandhabt wird.

Stabilisieren Sie Ihre Lieferkette

Schritt 6

Definieren Sie das Volumen und die wahrscheinliche Dauer von Engpässen in Ihrer Lieferkette.

Setzen Sie Prioritäten: Was sind Ihre Must-Haves? Falls Sie auf Ihre üblichen Lieferanten verzichten müssen, welche Alternativen gibt es? Überlegen Sie, wie Sie die Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen, die in den kommenden Monaten schwer zu bekommen sein könnten, sicherstellen können. Wie können Sie Ihre Produktion anpassen?

Stabilisieren Sie Ihre Lieferkette

Schritt 6

Seien Sie Ihren Kunden gegenüber loyal und halten Sie zu ihnen

Schritt 7

Ihre Kunden könnten in eine Situation geraten, in der sie ihren Verpflichtungen nicht mehr nachkommen können.

Überlegen Sie, was Sie anbieten können, um ihnen das Leben zu erleichtern. Denken Sie an Ihre wichtigsten Kundensegmente. Stellen Sie sich vor, wie es ist, in ihren Schuhen zu stecken, und was sie jetzt von Ihnen brauchen könnten. Suchen Sie nach alternativen Möglichkeiten, Ihren Kunden Dienstleistungen anzubieten – zum Beispiel online.

Nennen Sie Probleme beim Namen

Schritt 8

Wenn Themen aufkommen, vor denen sich alle scheuen, dann nennen Sie diese mutig beim Namen.

Zögern Sie nicht. Ein solches Thema kann zum Beispiel sein: „Was ist, wenn wir Todesfälle unter unseren Mitarbeitern haben?“ Entscheiden Sie, was Sie tun werden und wie Sie kommunizieren wollen.

Denken Sie an die Worst-Case-Szenarien und die Wahrscheinlichkeit, dass diese eintreffen. Wie hat sich die Finanzkrise von 2008 auf Ihre Organisation ausgewirkt und wie sind Sie damit umgegangen? Sind Erkenntnisse daraus eventuell auch in der aktuellen Situation anwendbar?

Nennen Sie Probleme beim Namen

Schritt 8

Seien Sie sichtbar und großzügig

Schritt 9

Verstecken Sie sich als Geschäftsführung nicht. Seien Sie sichtbar – wenn auch nur online.

Kommunizieren Sie aktiv mit Ihren Mitarbeitern und allen anderen Stakeholdern.

Wenn Sie ein erfolgreiches Unternehmen sind, das stark mit der lokalen Bevölkerung verbunden ist, helfen Sie mit Geld, Sachmitteln oder sogar mit menschlichen Ressourcen.

Unternehmen sind nur so stark wie das Umfeld, in dem sie tätig sind.

Denken Sie über versteckte Erkenntnisse nach

Schritt 10

Man sagt, dass jedes Problem auch eine verborgene Chance enthält.

Denken Sie an die potenziellen Möglichkeiten, die die Schwierigkeiten und die Ungewissheit von COVID-19 mit sich bringen könnten. Vielleicht werden Sie von der positiven Geschäftsentwicklung überrascht sein.

Auch wenn dies schwer vorherzusehen ist, könnten Sie womöglich von einigen persönlichen Erkenntnissen profitieren.

Denken Sie über versteckte Erkenntnisse nach

Schritt 10

Wir bleiben auch während COVID-19 mit Ihnen verbunden!

Eine Nachricht von Ihrem Amrop-Team

Mit dem Fortschreiten der COVID-19-Pandemie steht die Welt vor schweren und beispiellosen Herausforderungen.

Hier bei Amrop ist unsere oberste Priorität die Sicherheit und das Wohlergehen unserer Mitarbeiter, unserer Kunden, unserer Kandidaten und ihrer Familien.

Um die physischen und sozialen Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren, haben wir bei Amrop unsere Tätigkeiten auf absehbare Zeit auf digitale Kommunikation via Home-Office umgestellt. Wir bleiben jedoch jederzeit untereinander sowie mit Ihnen in Verbindung.

Dank unserer technologischen Infrastruktur, inkl. Data Protection, haben wir uneingeschränkt Zugriff auf alle erforderlichen Tools und Datenbanken. Kandidaten-, Kunden- und interne Besprechungen werden per Videokonferenz oder Telefon durchgeführt.

Diese Maßnahmen, kombiniert mit echter Fürsorge füreinander, stellen sicher, dass wir in diesen schwierigen Zeiten weiterhin die Qualität und Erfahrung bereitstellen können, die unsere Kunden und Kandidaten von uns erwarten. Jetzt sind wir mehr denn je für Sie da.

Passen Sie auf sich und Ihre Familie auf – und bleiben wir in Verbindung!

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Amrop-Team